PROJECT MANAGEMENT
 
 
 
 
 
 
 
Project Management wordt in de ogen van BiTiS Consultancy nog wel eens verward met een goede planning maken en goed met project management tools kunnen werken (zoals Microsoft Project, Niku, Primavera, Artemis en Business Engine). In de ogen van BiTiS Consultancy is project management meer.

Project Management Methoden
In project management land kan je 2 verschillende stromingen onderscheiden, te weten:
  1. Prince2
  2. PMBOK
Alle andere project management methodes zijn óf gebaseerd op één van beide methodes óf een combinatie

Wat is het verschil tussen beide methodes? In het kort gezegd: Prince2 is meer product gericht en PMBOK is meer proces gericht. Prince2 is een redelijk strak voorgeschreven wijze van stappen welke binnen het project gedaan moeten worden om tot het gewenste eindresultaat (product) te komen. PMBOK laat meer vrijheid in hoe het eindresultaat eruit gaat zien, maar stelt het proces centraal. Op basis van het proces en de inzichten gedurende het project wordt het eindresultaat bepaald. PMBOK geeft meer vrijheid aan de projectmanager dan Prince2. Afhankelijk van het soort project en de omgeving waarbinnen gewerkt, kan gekozen worden voor één van beiden. BiTiS Consultancy heeft de volgende stelregel: indien het duidelijk is hoe het eindresultaat er uit moet zien, kies dan voor Prince2. Indien het eindresultaat nog niet helemaal duidelijk is (maar de doelstelling wel), kies dan voor PMBOK. BiTiS Consultancy beschikt over een ruime ervaring met beide methoden.

4 Kernbegrippen
BiTiS hanteert 4 kernbegrippen waarbinnen een project bestuurd wordt:
  • Schatten en plannen
  • Rapporteren en communiceren
  • Bewaken en corrigeren
  • Feedback en verwachtingsmanagement
Schatten en plannen
Een goede voorbereiding is het halve werk. Het succes van een project wordt, in de ogen van BiTiS Consultancy, bepaald in de eerste paar weken. Het fundament onder het project wordt in deze eerste weken gelegd. Een project begint met het in kaart brengen wanneer een project, in de ogen van de opdrachtgever, een succes zal zijn. Dit wordt de rode draad door het project en op basis van deze succesfactoren wordt er gerapporteerd. Op basis van de doelstellingen van het project, de technische oplossing die gekozen is en de organisatie omstandigheden waarbinnen gewerkt moet worden, wordt een ontwikkelmethodologie gekozen. Voorbeelden van ontwikkelmethodologiën zijn: Rational, Waterval, Iteratief, vaak op allerlei verschillende manieren uitgewerkt door consultancy bureau's, hard- en software leveranciers. De fasen van het project (bijvoorbeeld ontwerp, bouw, test, implementeer) worden in kaart gebracht. Daarna worden alle activiteiten per fase uitgewerkt. Hierbij is het essentieel dat aan alle verschillende facetten van een project gedacht wordt. BiTiS Consultancy werkt met checklists waarin nagegaan wordt of aan alle aspecten binnen een project gedacht is. Dan wordt ingeschat hoeveel tijd iedere activiteit zal gaan kosten. BiTiS Consultancy hanteert hierbij de volgende aanpak:
  1. Globale inschatting
  2. Detail schatting
  3. Feedback en terugkoppeling
Globale inschatting:
Een globale inschatting gebeurd op basis van ervaring en inzicht en neemt over het algemeen een korte tijd in beslag.

Detail schatting:
Op basis van de gekozen ontwikkelmethodologie wordt een "work breakdown structure" gemaakt waarin tot op detail niveau alle activiteiten bepaald worden en per activiteit de benodigde tijd ingeschat wordt. Dit is een tijdsintensieve inspanning, vaak in meerdere iteraties.

Feedback en terugkoppeling:
Als eerste wordt de globale inschatting vergeleken met de detail inschatting. De vuistregel die veel gehanteerd wordt is dat de schatting betrouwbaar is als de globale inschatting niet meer dan 20% afwijkt van de detail inschatting. Het is verstandig om de schatting door een ervaren projectmanager te laten reviewen of een tweede detail schatting te laten maken.

Rapporteren en Communiceren
Ervaring heeft geleerd dat projecten vaak mislukken omdat de communicatie tussen het project en de opdrachtgever tekort schiet. De redenen hiervoor zijn heel verschillend, een paar voorbeelden:

Het project heeft te maken met tegenvallers
Een project kan verkeerd ingeschat zijn, de voorspelde productiviteit wordt niet gehaald, de kennis van het project team is onvoldoende, er is een tekort aan project medewerkers, de kwaliteit van individuele project medewerkers valt tegen, er zijn technische problemen. Het komt vaak voor dat projectmanagers niet durven te communiceren, zij zijn bang om hier persoonlijk op afgerekend te worden. Vaak wordt er door de projectmanager informatie achtergehouden, de situatie wordt rooskleuriger voorgedaan dan deze werkelijk is. De projectmanager hoopt dat de situatie zich oplost en de oorspronkelijke planning toch gehaald wordt.

De omgeving werkt onvoldoende mee
Er is vrijwel niet één project dat autonoom, onafhankelijk, van de omgeving ontwikkeld wordt. De organisatie moet informatie leveren, documenten nakijken, testen, besluiten etc. In een project wordt veelal onderschat dat de omgeving trager meewerkt dan oorspronkelijk gedacht is. Dit heeft invloed op de voortgang van het project. De projectmanager signaleert dit te laat; er is niet over gecommuniceerd door de opdrachtgever. Dit leidt dan tot vertraging in het project en in het slechtste geval tot claims van de opdrachtnemer.

De opdrachtgever heeft onvoldoende grip op het project
Hoe vaak komt het voor dat de rapportages tot één week voor opleveren een positief beeld geven en er op het laatste moment uitstel van de oplevering is? Wordt u belazerd door de projectmanager? Of stelt u onvoldoende kritische vragen ter toetsing van wat er gerapporteerd wordt? Vaak van allebei een beetje. Indien u als opdrachtgever niet de tijd en mogelijkheden heeft te toetsen of de projectmanager correct rapporteert, zou u een externe auditor in kunnen huren. Dit geeft u in ieder geval voldoende duidelijkheid en inzicht in de status van het project.

De projectmanager is niet gedisciplineerd
U ontvangt onregelmatig rapportages en berichten over de status en voortgang van het project. Dit kan op 2 dingen duiden: óf u hecht er niet zo veel waarde aan geregeld, op vastgestelde tijdstippen, de rapportages te ontvangen óf de projectmanager is ongedisciplineerd. Leidt dit problemen? Niet noodzakelijk, maar u verliest wel grip op het project. Het advies is: spreek data af wanneer er gerapporteerd wordt. Lees de rapportages zorgvuldig (ook al lijkt deze sprekend op de vorige rapportage) en stel kritische vragen. Vraag de projectmanager om uitleg hoe hij/zij aan bepaalde cijfers en bevindingen gekomen zijn. Toets of de projectmanager consequent is bij het beantwoorden van uw vragen.

De rapportage is slecht toegankelijk en onduidelijk
Dit is een slecht voorteken. De projectmanager probeert de waarheid te verhullen achter een wirwar van cijfertjes, grafieken, plaatjes en tekeningen. U herkent niets meer van het project dat oorspronkelijk is afgesproken. Hoe kunt u dit voorkomen? Ten eerste: spreek van te voren wat en hoe er gerapporteerd wordt. Ten tweede: spreek af wanneer er gerapporteerd wordt. Ten derde: reageer onmiddellijk indien er niet conform afspraak gerapporteerd wordt.

De rapportage is vaag en niet to the point
Dit is een slecht teken. Vraag om opheldering en duidelijke taal. Wees extra scherp op de antwoorden die gegeven worden. Weet de projectmanager waar hij/zij het over heeft, zit de projectmanager boven op het project, probeert de projectmanager bepaalde zaken te verbergen?

Denk met elkaar mee
Het is heel makkelijk om als projectmanager en opdrachtgever elkaar vliegen af te vangen. Maar heeft u er over nagedacht eens in de schoenen van elkaar te staan? Het helpt vaak heel erg je in de ander te verplaatsen en je af te vragen hoe bepaalde zaken in andermans positie aan te pakken of op te lossen. Twee weten meer dan één en je kweekt begrip en vertrouwen.

Een aantal tips:
  • Creëer een open communicatie structuur. Iedereen kan en mag fouten maken. Als je er op tijd bij ben, kunnen fouten meestal hersteld worden.
  • Discipline, zowel bij de opdrachtgever als bij de projectmanager. Als projectmanager: kom de afspraken na, zorg voor discipline in het team. Vaak lijken bepaalde issues in het project belangrijker dan communicatie en rapportage. Dit is een grote vergissing. Een project is een wisselwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer en berust op goede communicatie. Als er informatie ontbreekt, dan loopt de wisselwerking tussen projectmanager en opdrachtgever gevaar en gaat het project mogelijk risico lopen. Als opdrachtgever: lees de rapportage die u krijgt, indien bepaalde zaken niet duidelijk zijn, stel er vragen over. Wees kritisch en durf de projectmanager uit te dagen of hij/zij weet waarover het gaat.
  • Je kunt nooit genoeg communiceren. Maar draag er zorg voor dat je helder en duidelijk communiceert. Een advies is de rapportage in kengetallen en highlights samen te vatten. Probeer in uw eigen woorden samen te vatten wat u zo juist gelezen of gehoord heeft. Vraag de projectmanager om het rapport of bericht in zijn/haar woorden bondig samen te vatten.
  • Wees niet bang om vragen te stellen. Aarzel niet iedere vraag te stellen die bij u opkomt. Indien u vragen heeft welke niet direct beantwoord kunnen worden, schrijf ze op en stel ze later.
  • Wees scherp in het bewaken van actie- en issuelijsten.
  • Maak (of zorg er voor) dat er onmiddellijk een verslag van een vergadering gemaakt wordt. Noteer de acties, personen, datum en leg deze vast in een actielijst. Noteer de genomen besluiten in een besluitenlijst.
Samenvattend:
  • Maak van te voren goede afspraken hoe en wanneer er gerapporteerd en gecommuniceerd wordt.
  • Toon discipline, lees de rapportages en luister goed wat de projectmanager u verteld.
  • Als u dingen niet begrijpt: vraag om verduidelijking. Laat de projectmanager in zijn/haar eigen woorden vertellen hoe het project ervoor staat.
  • Gebruik checklists om na te gaan of alle afspraken nagekomen worden.
  • Indien u het niet vertrouwd, laat een externe partij een audit doen.
Bewaken en Corrigeren
Voor vrijwel ieder project wordt er een plan gemaakt, maar hoe vaak wordt er een project uitgevoerd conform het projectplan? Heeft u halverwege het project het projectplan nog eens te voorschijn gehaald en nagekeken wat de afspraken ook al weer waren? Natuurlijk bij de start van een project weet de projectmanager nog niet wat hem allemaal te wachten staat. Het projectplan is een weergave wat op dat moment bekend is. Daarom is in de ogen van BiTiS Consulting een projectplan een levend document. Op basis van de opgedane kennis en ervaring gedurende het project en mogelijk de veranderende omstandigheden, wilt u toch weten waar u aan toe bent. Daarom is het in de ogen van BiTiS Consulting essentieel dat u als opdrachtgever het verloop van het project nauwlettend volgt en het projectplan, indien de omstandigheden waaronder het project uitgevoerd wordt veranderen, laat aanpassen. Als opdrachtgever dient u het gewijzigde plan dan ook te accorderen.

Een aantal tips bij het bewaken van een project:
  • Stuur op basis van de doelstellingen van het project
  • Laat technologie nooit de overhand nemen. Bijvoorbeeld: features die leuk zij om te hebben, maar geen enkele toegevoegde waarde bieden.
  • Bestudeer nauwkeurig het originele projectplan. Indien er onduidelijkheden in staan, vraag om uitleg en toelichting. Controleer aan de hand van checklists of alle voor u belangrijke zaken in het projectplan beschreven zijn.
  • Maak een lijstje van de top-5 succesfactoren van het project. Vraag u zelf bij ieder (voortgangs)overleg af of het project conform deze succesfactoren vorderingen maakt.
  • Indien de omstandigheden van een project dusdanig wijzigen dat er niet meer conform de oorspronkelijke afspraken geleverd zal worden, laat het projectplan wijzigen. Accordeer het gewijzigde projectplan (maak eventueel nieuwe contractuele afspraken) en stuur het project aan op het gewijzigde projectplan.
  • Voor ieder (voortgangs)overleg dient u zich goed voor te bereiden. Lees de rapportages zorgvuldig. Schrijf de vragen die u heeft van te voren op. Wees kritisch, indien antwoorden van de projectmanager u niet bevallen, zeg dit en laat de projectmanager met antwoorden komen die u wel bevallen.
  • Toets regelmatig of het project conform oorspronkelijke afspraak uitgevoerd wordt. Laat eventueel een derde partij een audit doen.
  • Vrijwel ieder project is afhankelijk van wat uw eigen organisatie aan kennis, inzet en ervaring inbrengt. Stuur uw eigen organisatie als een project aan. Wijs iemand uit uw organisatie aan als "business projectmanager". Stuur de Business Projectmanager op een zelfde wijze aan als de IT projectmanager.
Maar in ieder project gaat wel iets niet conform het oorspronkelijke plan. Hoe zorgt u ervoor dat u het project dusdanig kan bijsturen en corrigeren dat het project toch nog conform uiteindelijke doelstellingen, tijd en budget wordt geïmplementeerd? Eerst een paar overwegingen:
  • In vrijwel ieder project zit een "reserve" ingebouwd. Dit om tegenvallers op te vangen.
  • Projecten zijn volgens 3 parameters opgebouwd: tijd, geld en functionaliteit. Bepaal voor u zelf in welke volgorde u de prioriteit van deze parameters stelt.
  • In de meeste projecten worden activiteiten uitgevoerd die niet absoluut noodzakelijk zijn. Bepaal voor u zelf welke activiteiten een absolute "must" zijn en welke activiteiten "nice to have" zijn.
  • Als u een project heeft uitbesteed, dan kunt u tegenvallers misschien wel op de opdrachtnemer verhalen. U moet zich zelf afvragen: wat is voor de opdrachtnemer het belangrijkst: een langdurige relatie of éénmalige klus met een goede marge. De meeste opdrachtgevers kiezen voor de langdurige relatie.
  • Kwaliteit van de projectmedewerkers. Zorg ervoor dat u een stem heeft in de kwaliteit van de projectmedewerkers. Goede resources zijn schaars en externe partijen neigen er toe de beste resources in te zetten op de meest strategische projecten. Zorg ervoor dat u als klant als een strategisch project en/of klant gezien wordt.
  • Denk met het project mee, zeker als u enige ervaring heeft met IT projecten. Projectmanagers zien de projecten vaak door de eigen, gekleurde bril en zijn vaak volledig vervlochten met het project en zien bepaalde oplossingen/alternatieven niet.
  • Wees secuur in het documenteren van de gemaakte afspraken. Controleer actie- en issue- en besluitenlijsten. Toon discipline in voortgangsoverleggen. Geef zelf het goede voorbeeld bij opvolgen van de acties en het oplossen van de issues. Goed voorbeeld doet volgen.
  • Wat voor de IT-projectmanager geldt, geldt ook voor de business projectmanager. Zorg ervoor dat u gedisciplineerd bent in het bewaken en controleren van de afspraken en verantwoordelijkheden van de eigen organisatie.
Feedback en Verwachtingsmanagement
Lopen het project en de verwachtingen van de organisatie gelijk op? Hoe vaak vraagt u dit als opdrachtgever en projectmanager af? Toch is dit de allerbelangrijkste vraag die er is. Er zijn talloze voorbeelden van projecten die in de ogen van de projectmanager en de opdrachtgever succesvol uitgevoerd zijn, maar niet voldoen aan de verwachtingen van de organisatie en daarom mislukken. Het is daarom essentieel dat zowel de opdrachtgever als de projectmanager voor, tijdens en na het project toetsen wat de verwachtingen van de organisatie zijn en op basis van de uitkomst van deze toetsing het project eventueel bijsturen.

BiTiS Consultancy hanteert hierbij een aantal gulden regels:
  • Als opdrachtgever kan je niet vroeg genoeg de verwachtingen van de organisatie toetsen. Deze toetsing kan op velerlei manier gedaan worden, van "understanding by walking around" tot webpolls en enquêtes. De waarde van dit soort toetsingen werkt alleen als je deze regelmatig herhaalt.
  • Volg de verwachtingen van de organisatie, niet wat de techniek kan bieden. Te vaak worden projecten geleid door techneuten en techneuten vinden het leuk nieuwe dingen uit te proberen, zonder zich af te vragen of dit wel toegevoegde waarde voor de organisatie heeft. Ook loopt u het risico als proefkonijn gebruikt te worden, u betaalt en loopt het risico. En wat levert dit op?
  • Betrek uw organisatie actief bij het project en maak uw eigen organisatie verantwoordelijk voor het resultaat. Dit begint met het betrekken van de organisatie bij de doelstellingen, gevolgd door het opstellen van de specificaties, doen van de acceptatietest, training en implementatie.
  • Luister en communiceer. Veelal toont de organisatie weerstand tegen de verandering die de IT oplossing met zich meebrengt. Mensen zijn, over het algemeen, bang voor veranderingen. Vaak heeft dit te maken met perceptie, onbekend is onbemind. Hoe kunt u dit gevoel wegnemen? In feite heel simpel, maar oh zo moeilijk in de realiteit: luisteren en communiceren. Neem de tijd om naar de mening en het gevoel van uw mensen te luisteren. Toon begrip en laat zien dat u hen begrepen heeft. Maar laat zien dat u het beste voor heeft met de organisatie, laat de toegevoegde waarde zien die de nieuwe IT oplossing met zich meebrengt. Leg dit uit in woorden die uw medewerkers begrijpen en een positieve toon kan natuurlijk nooit kwaad. U mag best een beetje overdrijven, maar toon wel realiteitszin. Als u minder goede berichten te vertellen heeft, begin hiermee op tijd. Laat de organisatie zich stapje voor stapje voorbereiden. Vaak is veranderen een kwestie van wennen en gewenning is een langzaam proces.
  • Waardeer en beloon de "champions". Het is vrijwel onmogelijk veranderingen in de organisatie door te voeren indien de organisatie zelf niet wil meewerken. In dit veranderingsproces zijn binnen de organisatie verschillende type medewerkers te herkennen: van weerstand, neutraal tot voorstanders. De laatste, de voorstanders ook wel "champions" genoemd zijn de mensen die u nodig heeft de verandering in de organisatie door te voeren. Het is verstandig deze mensen te stimuleren mee te werken in het veranderingsproces. Zorg er in ieder geval voor dat tijd voor deze medewerkers vrijgemaakt wordt. Daarnaast, ter stimulering, is het verstandig deze medewerkers te waarderen. Dit kan variëren van complimenten, carrière verbetering tot salarisverhoging.
Wat kan BiTiS Consultancy bieden op het gebied van Project Management?
  1. Het managen van projecten. BiTiS Consultancy kan u helpen projecten te besturen en tot het gewenste eindresultaat te brengen. BiTiS Consultancy is zowel bekend en ervaren met Prince2 als wel PMBOK. Daarnaast beschikt BiTiS Consultancy over een ruime ervaring in het managen van projecten.
  2. Het uitvoeren van project audits. BiTiS Consultancy beschikt over standaard methodieken.
  3. Risico analyse. BiTiS Consultancy maakt a.d.h.v haar eigen vragenlijst een risico analyse welke u exact aangeeft waar de project risico's zitten. Eveneens geeft BiTiS Consultancy u advies hoe u deze risico's kan beheersen.
  4. Projectplan review. Op basis van eigen ervaring en m.b.v. een checklist kan BiTiS consultancy een review doen of second opinion geven. De uitkomst van deze review of second opinion is een "cijfer". Dit cijfer is gemeten aan een benchmark welke BiTiS Consultancy ontwikkeld heeft.
  5. Ondersteuning opdrachtgever. Veel opdrachtgevers vinden het lastig projecten vanuit de opdrachtgevers verantwoordelijkheid aan te sturen. BiTiS Consultancy kan u hierbij helpen en influisteren welke maatregelen u moet nemen het project in goede banen te leiden. Vanzelfsprekend behoudt u als opdrachtgever de eindverantwoordelijkheid.
  6. Opstellen van projectplan en/of plan van aanpak. Heeft u behoefte aan ondersteuning bij het opstellen van uw plan van aanpak of projectplan. BiTiS Consultancy beschikt over standaard templates en een lange lijst best practices om u te helpen op een snelle manier een projectplan of plan van aanpak op te stellen.
home | disclaimer | contact | copyright © BiTiS Consultancy | all rights reserved | webdevelopment: Datasign