PROGRAMMA MANAGEMENT
 
 
 
 

Een voorbeeld van een programma dat veel gebruikt wordt is de eerste mens op de maan
Wat is een programma?
Grote bedrijven of (semi)overheden hebben een visie en maken op basis van deze visie een meerjarenplan of beleidsplan. En in feite is dit wat wij verstaan onder een programma. In een programma worden strategische doelstellingen bepaald. De routemap (hoe deze doelstellingen bereikt kunnen worden) wordt op hoofdlijnen bepaald en voor de eerste periode (bijvoorbeeld één jaar) worden de projecten gedefinieerd. Deze projecten kunnen van allerlei aard zijn, zoals IT projecten, reorganisatie, verhuizing, PR en marketing etc.

Maar de omgeving verandert, organisaties veranderen, mensen veranderen. Daarom wordt binnen een programma van tijd tot tijd bekeken of de doelstellingen (zoals deze in het begin van het programma gedefinieerd zijn) bijgesteld moeten worden en of de gekozen weg nog steeds de juiste is. Binnen een programma moet een organisatie de flexibiliteit hebben bij te sturen, zonder dat dit gepaard gaat met desinvesteringen of stoppen van projecten. Daarom wordt een programma stapje voor stapje opgebouwd en wordt er na iedere stap geëvalueerd en bekeken hoe de volgende stap eruit moet zien.

Het verschil tussen een project en een programma
In het kort gezegd: een project stuurt op een resultaat en een programma stuurt op het bereiken van doelstellingen. Maar er zijn meer verschillen, een aantal op een rijtje:
  • Een programma is strategisch van aard, vaak over een langere periode. Een project is tactisch, conjunctuur gericht. Lost de problemen van het moment op, over een kortere periode.
  • Een project is afgebakend: conform functionaliteit, tijd en geld tot een resultaat komen. In een programma wordt van te voren afgesproken welke business doelstellingen gehaald moeten worden. Vervolgens worden één of meerdere projecten gedefinieerd (en dit hoeven niet allemaal IT projecten te zijn). Deze projecten leveren wel conform budget, tijd en functionaliteit, maar de besturing over de projecten wordt gedaan op basis van het bereiken van de doelstellingen
  • Binnen een project wordt gestuurd op het leveren van een resultaat. Er wordt conform een bepaalde methode ontwikkeld, er wordt een activiteitenlijst, mijlpalenlijst opgesteld en er wordt gestuurd op basis van uitvoering van taken en activiteiten. Binnen een programma wordt gestuurd op basis van heb behalen van business doelstellingen, integraal management over verschillende projecten en de verwachtingen en onzekerheden worden gemanaged.
Vaak wordt een programma als een verzameling van projecten gezien. Dit is niet helemaal incorrect, maar er worden 2 belangrijke aspecten vergeten: doelstelling/beleid en de mogelijkheid tot bijsturing. Een programma vergt ook een heel andere aansturing, meer een beleidsmatige benadering dan een resultaatgericht benadering. Dit betekent dat een goede projectmanager nog geen goede programmamanager hoeft te zijn (en andersom geldt dit natuurlijk ook).

De uitdaging van een programma
De grootste uitdaging rond een programma is dat het eindresultaat niet exact vaststaat. Binnen een programma wordt gestuurd op het bereiken van doelstellingen en het eindresultaat wordt stapje voor stapje opgebouwd. Daarom krijgen veel opdrachtgevers vaak het gevoel dat een programma een bodemloze put wordt, zonder dat er een concreet resultaat tegenover staat. Dit is soms het geval, maar dit is vaak perceptie. Veel programma's zijn goed opgebouwd en maken goede voortgang. Maar veel programmamanagers vergeten op een juiste manier de voortgang te meten, inzichtelijk te maken en te rapporteren.

BiTiS Consultancy diensten in programmamanagement
BiTiS Consultancy heeft een ruime ervaring in programmamanagement en verleent de volgende diensten:
  • Aansturen van programma's.
    Integraal management over verschillende projecten, sturen op de gedefinieerde business doelstellingen. Voortgang meten op basis van KPI's. Het managen van verwachtingen en onzekerheden binnen de organisatie. Aansturen van de verandering binnen de organisatie, het bewaken van het overall proces. Dit is een rijtje van aspecten van een programma waar BiTiS Consultancy ruime ervaring mee heeft. BiTiS Consultancy biedt naast deze ervaring een aantal standaard methodes, checklists, templates aan welke de kwaliteit van een programma op een snelle en effectieve manier kunnen verbeteren.
  • Opzetten van een programma.
    U wilt een bepaalde strategische verandering doorvoeren in de organisatie, maar u heeft géén idee op welke wijze u deze strategische verandering vorm moet geven. BiTiS Consultancy kan u helpen een programma op te zetten. Hierbij moet u denken aan: - Definitie en accorderen van de strategie - Vaststellen van de business doelstellingen - AS-IS situatie in kaart brengen - TO-BE situatie, in het licht van strategie en doelstellingen vastleggen - Definitie van business processen en requirements - Bepalen van de "business benefits" - Vaststellen van voorkeurscenario op basis van strategie, doelstellingen en business benefits - Projectendefinitie (op basis van voorkeurscenario) - Uitwerken van de business case - Vaststelling "quick wins" - Definitie van project portfolio BiTiS Consultancy heeft de beschikking over methodologiën, templates, voorbeelden om op een snelle, effectieve manier een programma te definiëren.
  • Audits en Reviews
    BiTiS Consultancy beschikt over een Programme Audit en Review methodologie. A.d.h.v. vragenlijsten wordt een programma op verschillende aspecten volledig doorgelicht. Het resultaat is een score afgewogen tegenover een standaard benchmark. Op basis van deze score worden aanbevelingen gedaan het programma bij te stellen.
  • Risico Analyse
    A.d.h.v een checklist worden alle programma onderdelen onder de loep genomen. De uitkomst van de risico analyse is een risico barometer (red, amber, green). A.d.h.v. deze score worden aanbevelingen gedaan hoe risico's beheerst kunnen worden.
  • Ondersteuning opdrachtgever bij het aansturen en beheersen van een programma Als opdrachtgever mist u vaak tijd, kennis en ervaring een programma op een goede manier aan te kunnen sturen. BiTiS Consulting kan namens de opdrachtgever een deel van de programma aansturing overnemen, de opdrachtgever adviseren welke maatregelen te nemen om het programma bij te sturen, rapportages opstellen, verwachtingen van de organisatie managen. De uiteindelijke verantwoordelijkheid ligt bij de opdrachtgever, maar BiTiS Consulting kan u als opdrachtgever coachen en begeleiden bij het aansturen van een programma.

home | disclaimer | contact | copyright © BiTiS Consultancy | all rights reserved | webdevelopment: Datasign